¿Por qué son necesarios los reportes por escrito en las fábricas de confección ?

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Que tal amigos, nuevamente estoy con ustedes… su amigo, El Cangrejo.

Quiero comentarles una situación que se vive a diario en la fábricas de confección, entre los dueños y los supervisores de la empresa en todas las áreas: ventas, compras, diseño, corte y producción.

Imagen de whirligigtop en Pixabay

Cuando los directores solicitan un reporte de actividades o resultados, normalmente los encargados de las áreas no los tienen y se excusan diciendo que en un rato los habrán de entregar. Esto es algo muy común en todas las fábricas y, en el mejor de los casos, los empleados toman los datos que tienen a la mano, no actualizados, y los entregan a la dirección.

Lo anterior crea  problemas graves, ya que los datos son utilizados para tomar decisiones importantes en la compra de materiales o en las fechas de entrega que se les da a los clientes y a los vendedores. Debemos entender que esto es realmente muy importante y muchos estándares de calidad y normas, nos sugieren tomar decisiones basadas en datos; si no se cuenta con los informes, las decisiones son erróneas y, por consiguiente, nos ocasionan problemas que afectan las operaciones de la empresa.

Es muy importante que cada área tenga los reportes en los cuales se pueda definir y leer el funcionamiento y resultados de sus actividades. También deberán estar actualizados con información clara y precisa, además de tener los indicadores estratégicos de sus funciones para medir el resultado de sus operaciones y sus colaboradores.  

Imagen de Gerd Altmann en Pixabay

Hay que considerar que todas las funciones y áreas de la empresa deben trabajar de manera coordinada; no puede ser que el área de compras tenga un desabasto grande que afecte las áreas de producción. También el área de ventas debe considerar que tiene que cumplir cuotas, ya que la mayoría de las empresas tienen diseñadas sus áreas de manufactura en base a capacidades instaladas; de no cumplir con estas metas de venta se pueden tener problemas graves, como empleados que no produce y líneas de fabricación que no tienen suficiente trabajo, ocasionando que los costos de la empresa se incrementen al mantener el costo fijo pero una producción baja.  

También debemos considerar todos los datos ocultos, como los tiempos muertos  que no se reportan, desperdicios, devoluciones y cancelaciones de pedidos. Al no controlar estos aspectos, la empresa perderá dinero sin darse cuenta ya que como son costos intangibles, no hay manera de medirlos a menos que se tengan los análisis detallados de cada área y que, así como se cuidan los consumos, se puedan manejar los resultados y metas de la empresa.

Recuerden que la mejor manera de medir los resultados siempre será con reportes escritos. De esta forma, las metas, la eficiencia y, sobre todo, la estructura de la empresa se mantendrá positiva y con buenos dividendos.

No hay que olvidar que apoyamos al medio ambiente no consumiendo tantas hojas de papel; en base a la tecnología, los reportes se pueden manejar vía remota en la computadora, por correo electrónico o por WhatsApp.

 Gracias.

 Su amigo el Cangrejo.