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  • El Cangrejo

Caos en la empresa.

 


¿Por qué a unos supervisores les beneficia el caos en las empresas? Es decir, el no tener una supervisión correcta, sin reportes ni análisis de producción, ni de personal, sin gráficas de calidad, etc. Por tanto, no entregan la información a los dueños de la empresa y no miden correctamente el actuar de la producción.


Pero los dueños también son los causantes al no formalizar los requerimientos del supervisor, como la entrega de la información de la producción, la eficiencia del personal, el retraso en los procesos, los problemas que afectan la entrega de pedidos y el análisis de los conflictos de calidad, que son muy importantes para que el producto se entregue correctamente a los clientes.


La empresa necesita un plan de trabajo eficiente dirigido al control de la misma especificando claramente, con todo el personal, los resultados que se deben conseguir.

Además de la responsabilidad y eficiencia requerida de los jefes de área y los gerentes. Para ello, se deben definir los indicadores estratégicos de medición (KPI´s); además, saber medir cualquier desviación que se pueda suscitar. La capacitación del personal debe ser constante para que evitar una área de confort, por lo que los reportes diarios, las juntas de trabajo y los círculos de calidad para el análisis global de la empresa son necesarios.


Un vicio muy marcado es “La Teoría del Caos”, que yo identifico en la mayoría de organizaciones, porque el dueño no analiza a fondo los resultados y el supervisor no entrega toda la información, y cuando lo hace está incompleta; no tiene todos los indicadores y reportes de las áreas. Y lo más alarmante es que no se miden y, si son malos o buenos, no se puede decir cuál sería el punto de éxito de las operaciones. 


Analicemos uno de los conceptos de la teoría del caos:


La Teoría del Caos es una rama de las matemáticas, la física y otras ciencias que trata ciertos tipos de sistemas dinámicos; es decir, aquellos sistemas cuyo estado evoluciona con el tiempo, con la particularidad de ser muy sensibles a las variaciones en las condiciones iniciales. Pequeñas variaciones en dichas condiciones pueden implicar grandes diferencias en el comportamiento futuro, haciendo complicada la predicción a largo plazo.


Muchos de los temores en nuestro sector son: la falta de personal, la mala calidad en las materias primas y todo lo que pueda afectar la entrega de la producción a los clientes.


Esto merma la capacidad de decisión de algunos empresarios los cuáles, ante estos temores o variaciones, no presionan a sus personal para lograr los resultados.

Y esto hace que el personal no se sienta obligado a cumplir con sus actividades de manera eficiente, lo que ocaciona muchos problemas por mala calidad y producción, así como una indisciplina constante de todos.


Analicemos un caso en especial:


Se le pide al supervisor que entregue los reportes al día pero él, al no sentir la exigencia de la dirección, no se preocupa por tener la información lista; además, en reiteradas ocasiones improvisa y no es la información correcta, pero así la otorga. Y si esta información es requerida por otras áreas, ocasiona un caos terrible en toda la organización porque puede ser que, al no tener la información completa de pedidos, dé fechas erróneas a los vendedores, lo que provocará un conflicto entre ellos y sus clientes porque, al no ser correcta, las fechas propuestas no se cumplirán. 


Otro caso es: Cuando se tienen problemas con algún trabajador, se cometen arbitrariedades al evaluar su desempeño por no tener la información correcta, por no saber si se les dio realmente capacitación. Y a veces la presión es tal en el encargado, que al sentirse acorralado, opta por la salida más fácil que es despedir al trabajador, quizás sin tener una razón justificada. 


Otro problema grave es cuando se le pide que lleve el control de las materias primas principalmente el de la tela, la cual puede ser que no lo lleve adecuadamente. Sabemos la importancia de esto para los costos, para que no haya perdidas cuando se vendan los productos por tener excesos de desperdicio. Y a esto puede sumarse que el área de corte esté muy sucia y descuidada por la falta de atención de los jefes. Los encargados del área de corte no trabajan con el personal, no reportan la inasistencia, los desperdicios de la tela son muy altos y la gente no cuenta con la capacitación correcta.


El ambiente laboral es terrible, la gente es muy conflictiva, los resultados son pésimos por no tener un líder empático que los capacite para el trabajo en equipo, y que pueda lograr la integración de todos en el objetivo determinado por la empresa. El caos del personal también se propaga a todos los niveles de la organizacion, y al saber que no hay tanta exigencia o medición en los resultados, trabajan a un ritmo lento que los lleva a no cumplir con los objetivos de la empresa. Debemos entender que el personal debe tener un líder, una persona que los guíe, los apoye, los oriente y, en caso extremo, que les llame la atención, pero de una manera que logre esa empatía con sus colaboradores.


El jefe debe tener bien definido su plan de trabajo, saber deslindar las funciones y confiar plenamente en sus colaboradores; deberá definirles sus funciones de manera clara y precisa, para que logre sus resultados. 


De otra manera, es difícil erradicar el ambiente tóxico que se genere por la falta de actitud del jefe; todos se desentienden de las funciones básicas del trabajo y sus obligaciones, y este es realmente un problema grave para la organización.


Como vemos en toda la estrategia de la empresa, debemos considerar las variantes a las que nos vamos a enfrentar, que afectan el desarrollo de la empresa, por lo que debemos considerar todas estas diferencias y buscar controlar el caos, en todos los niveles y operaciones de la organización. 


En la mayoría de lo posible debemos capacitar y motivar al personal; decirles que los resultados que obtengan, ya sean buenos o malos, se deben revisar y, si son malos, ayudarles a que los mejoren. 


En el personal debemos manejar sus indicadores de tal manera que se lleve una vigilancia diaria, pero bajo el mismo esquema: controlar la producción y apoyarlos con la capacitación que se requiera y motivarlos e impulsarlos al éxito.

El equipo de trabajo no es eterno y nos puede fallar. Debemos definir el plan de mantenimiento preventivo, el cual debe ser lo más preciso para evitar la mayor cantidad de paros y tiempos muertos por este rubro.


Las áreas administrativas también se deben controlar, como son compras, ventas, recursos humanos, almacenistas, etc. Aunque no se tengan todos los departamentos y les toque realizar varias funciones, deben controlarlas eficientemente, con la debida estructura de sus áreas y sus indicadores de medición. Debemos evitar cualquier caos que se genere en la empresa. Si el personal es ineficiente, se debe prescindir de él. Solo recomendamos haberle dado las herramientas que necesitaba para hacer su función y la capacitación oportuna. Y si aún así no es el personal idóneo debemos dejarlo ir de la organización. 


También, si sus sistemas y procesos no son los adecuados se deben cambiar. No puedes mantenerlos y sabemos que la vieja escuela es la que asentó las bases de los sistemas actuales, pero hay que entender que los tiempos cambian y no hay que detener el futuro y progreso de las empresas; es necesario evolucionar y aprovechar esa experiencia para hacer un cambio. 


Pero para un cambio de raíz es importante evolucionar y girar 180 grados. No podemos titubear, debemos ver otras empresas, asesores, capacitadores y todas las personas que puedan ayudar. Las organizaciones en algunos casos se consideran inalineables, pero no lo son. Debemos empezar por el principal resultado: la utilidad. 


A toda costa se debe lograr tener utilidad en la empresa y retirarla periódicamente, no dejar que se mida a largo plazo. Si hacemos esto lograremos cada vez mejorar los resultados y saber por qué no se obtienen si es el caso. Si empezamos a revisar a profundidad a la empresa lograremos ser exitosos. 


Recuerda que el caos se genera por la incertidumbre, por no controlar los resultados y no revisar periódicamente al personal y a la empresa en general.


Debes de erradicar el caos en tu empresa.

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