En las empresas se suele presionar a producción, sin detener la burocracia de los demás departamentos. |
En base a Producción sabemos la importancia de cumplir con los pedidos, que se entreguen a tiempo y con calidad para tener a los clientes satisfechos.
Pero ¿por qué los demás departamentos de la empresa no se mencionan y no se determina la importancia que tienen para la producción?
Todas las áreas de la empresa son importantes para que se obtengan las metas globales de las organizaciones. Debemos entender, por tanto, que el funcionamiento de todas las áreas es básico para la producción, y se deben conjuntar y coordinar todas para que se cumplan los compromisos con los clientes.
Dirección:
Empecemos desde el área de Dirección, la cual debe tener un organigrama, manuales de procedimiento, perfiles de puesto y una estructura de organización integrada que es recomendable para que las empresas cumplan con su plan de negocio y sean altamente eficientes.
Es difícil considerar gerentes en todas las áreas, pero mínimo se recomienda tener jefes o encargados de las mismas. Si hay personas que manejan 2 puestos -como por ejemplo almacenista y jefe de corte-, deben tener sus auxiliares para que logren desarrollar, de la manera más eficiente, estas 2 funciones.
Recursos Humanos:
Otra área muy importante en el organigrama de las empresas es la de Recursos Humanos, ya que dependiendo de la habilidad que ellos posean para seleccionar al personal adecuado para cada una de las áreas, dependerá el éxito de las mismas.
Si es una empresa micro o emprendedores que desarrollan varias funciones, deberán buscar la manera más eficiente de cumplir con ellas. En algunos casos, se recomiendan algunos softwares de apoyo que les ayuden, ya que quizás no tengan un presupuesto suficiente para la contratación de personal.
Ventas:
Otro de los departamentos importantes es el de Ventas, ya que dependiendo de la información que ellos nos den de la solicitud de los clientes, lograremos fabricar los productos sin el menor error; pero, si no es clara la información, se pueden cometer muchas fallas como un mal etiquetado, tallas diferentes, bordados o estampados que no correspondan con las prendas, telas diversas en composición por la mala información del pedido.
También, el área de Ventas deberá proporcionarnos un canal de comunicación con personal del cliente o con éste mismo, con el objetivo de recibir la orientación ante una duda al momento de fabricar el pedido y cumplir con el 100% de las especificaciones. También, la comunicación post venta ayuda a que el área de Producción sea informada si hay alguna duda de calidad después de la entrega del pedido; además, esto apoya al área de Ventas para entablar una relación con el cliente dándole tranquilidad e indicándole que la empresa le dará el debido seguimiento después de haberle entregado el producto.
Diseño:
El área de Diseño también será de gran apoyo para la fabricación. Después de crear productos de acuerdo a los gustos de los clientes, proporcionará apoyo a producción a través de la ficha técnica, especificaciones de costura, accesorios y aditamentos que se puedan utilizar para que el producto se desarrolle de manera eficiente y con calidad.
En algunas empresas, el área de diseño considera que su trabajo terminó al entregar su paquete técnico a producción; sin embargo, sigue siendo de vital importancia para la calidad de los productos y con las especificaciones que soliciten los clientes.
Compras:
Se recomienda que Compras esté en comunicación directa con el área de Diseño para que, en cuanto estén las muestras y se tenga la información de los consumos y las habilitaciones del producto dentro de su proceso, se pueda solicitar la materia prima y habilitaciones para la fabricación de las prendas de vestir. Si llegara a faltar algún material podría ocasionarse un fuerte impacto. Hay ocasiones que se comete el error de pensar que, por ejemplo, se tiene suficiente elástico para la producción pero, cuando el producto entra en línea y aquel llega a faltar, hay que correr con el proveedor y a veces comprometer la producción, o bien meter otro producto y reacomodar la producción. Este tipo de problemas pueden ocasionar una perdida de medio día de trabajo, siendo un costo que afecta los resultados de fabricación y el pago del personal si es por destajo.
Por tanto, una planeación adecuada, preparación y habilitación de los pedidos es muy importante para que el área de fabricación no pare.
Finanzas y contabilidad:
Contabilidad nos apoya para revisar los costos de producción y evaluar si el producto que se está fabricando cumple con el estudio de costos previo para definir su precio de venta. Es importante que contabilidad mande información a las áreas porque se recomienda que éstas se manejen independientemente para medir sus presupuestos. Al evaluarlas, considerando que cumplan su meta, se podrán determinar como productivas. Debido a la producción que ellos entreguen y a la nómina que generen se verá si son costeables. Es importante que esta información sea enviada a las áreas de producción y de finanzas para que preparen el capital que se va a requerir. Por ejemplo, en el área de Compras si no se paga a tiempo a los proveedores pueden detenernos las entregas de los materiales, por lo que va de la mano el manejo de los almacenes con el pago a proveedores.
Como vemos en este análisis de algunos departamentos de una empresa, cuando se tiene un problema de fabricación y está involucrado alguno de ellos por no haber desarrollado de manera eficiente su función se ocasionará, de forma directa, retrasos en la fabricación ya sea por falta de materiales, de personal adecuado o por una mala planeación.
En el mayoría de los casos, las áreas de producción no pueden parar en base a su capacitad instalada, por lo que un error de esta magnitud puede afectar la eficiencia de las áreas de Corte y Confección.
Si hablamos del Corte, en ocasiones, al hacer una chamarra se tiene la tela principal pero no el forro; de la misma manera también si el área de Diseño no manda los moldes o una pieza que no se consideró o faltó, aunque se tenga el corte, no se puede pasar a producción por la falta de los materiales.
También, si en el área de diseño la ficha técnica está incompleta y le falta información precisa se crea una considerable posibilidad de cometer errores en la fabricación.
La conclusión del análisis de estos departamentos es con la finalidad de clarificar que todas las áreas de la empresa son de vital importancia. Una organización no puede manejarse de manera independiente en sus áreas porque todos los departamentos están ligados, y si fueron creados es para cumplir de manera eficiente la fabricación de prendas de vestir. Lo que recomendamos es integrar los resultados y la información de todas las áreas para que se logre abastecer, de manera anticipada y correcta, toda la información de materiales que se requieren para la fabricación.
Recomendamos este análisis porque, cuando hay problemas con los clientes debido a que se retrasa alguna entrega o hay errores en la fabricación, siempre se culpa al área de Producción sin considerar a los demás departamentos.
Todas las áreas influyen de manera directa, por lo que recomendamos que se haga un análisis del resultado o no conformidad de todos los departamentos de la empresa para ver que tanta responsabilidad tienen en los problemas. También, se sugiere que todas las solicitudes de recursos o materia prima se haga de manera eficiente y que los demás departamentos den su apoyo.
Como bien sabemos, hay procesos que se consideran ya cumplidos con la solicitud de los proveedores, pero no nos debemos confiar. El área de compras, como responsable, deberá dar seguimiento y no solo comentar que ya lo solicitó.
Ojalá que puedan considerar estas recomendaciones e involucrar a todas las áreas, esto logrará el éxito en conjunto de todo el equipo de trabajo.
*Ing. Miguel Barrios Moran
Asesor de empresas de la firma TEMyN
Tel. 3317363019
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