Iniciamos nuestro artículo con estas reflexiones las cuales hemos identificado en las empresas y de las cuales también vamos a hacer comentarios y recomendaciones:
Toda la vida trabajas en tu negocio y no lo conviertes en empresa.
Cómo identificar si tienes un negocio o una empresa.
Dueño de negocio: trabaja mucho y gana poco.
Dueño de empresa: trabaja poco y gana mucho.
Se inicia el mismo camino, pero con diferente ruta.
La diferencia está en el trabajo y el beneficio.
Estas reflexiones, que acabamos de mencionar, nos sitúan en el contexto de nuestro artículo. Hemos visto muchas empresas grandes, pequeñas o medianas las cuales no definen bien su estructura y no saben si son una empresa o un negocio. Sabemos que lo que quieren es una utilidad, beneficio, que sean autosuficientes y tengan un crecimiento, pero al analizar sus estructuras y cómo funcionan nos damos cuenta que algunas llevan muchos años y no han obtenido beneficios o, por el contrario, muy rápidamente se han consolidado.
Uno de los puntos principales es identificar si eres una empresa o un negocio, y esto lo podemos analizar desde el organigrama, sus costos, infraestructura, sistemas de fabricación, sistema de ventas y compras, por solo mencionar algunas de las áreas más importantes.
Organigrama
Cuando eres un negocio no tienes definido un organigrama y muchas veces el dueño hace funciones múltiples, lo que conocemos como hombre orquesta. Pero se debe entender que al no tener gente de apoyo bien definida, el trabajo se hace muy pesado y desgastante, por lo que debemos considerar tener mínimo a las personas necesarias para que ayuden en el negocio; por ejemplo, además del Dueño, un Contador que ayude no solo a pagar impuestos, sino que también auxilie en la parte de control de costos, análisis financieros y que nos reporte cualquier desviación contable o financiera que pueda afectar el funcionamiento del negocio.
Una Diseñadora calificada que no solo se empodere en hacer muestras físicas, sino que también ayude realizando moldes, graduaciones de los mismos, fichas técnicas, trazos para los aprovechamientos de las telas, tablas de medidas, y monitoree la producción y las maquilas.
Un Auxiliar de Compras que nos ayude a buscar las mejores opciones de calidad y precio de las materias primas, supervisado por el contador y dueño para evitar desviaciones y malas prácticas de compra.
Un Cortador de telas que tenga experiencia en aprovechamiento de las mismas para que nos cuide uno de los insumos más caros de nuestra empresa.
Operarias o maquilas que estén calificadas en entregar a tiempo y con calidad las prendas de vestir. Sabemos que este personal es más complicado conseguirlo en la actualidad y, de contratarlos, es necesario una comunicación abierta y capacitación para que reúnan las condiciones requeridas para este fin.
Supervisor de producción que nos ayude a vigilar todo el proceso de la fabricación de las prendas de vestir y que esté auxiliado con el área de calidad y diseño para que los productos se realicen en base a la muestra física original, y que la gente cumpla con las metas de trabajo.
Y por último, un Chofer capacitado en entrega de mercancía y prendas, y también que nos apoye con actividades administrativas como ir al banco o realizar cobranzas.
Esta es una plantilla mínima que se recomienda, pero va a variar según el tamaño del negocio. Pueden ser menos o más personas, pero se recomienda esta estructura. Una empresa cuenta con ésta y con más personal, pero aún así si se tiene definido un organigrama inicial, ya empezaremos a cimentar los pasos para crear una empresa desde la parte del organigrama.
El tiempo de trabajo de los dueños, en un inicio puede ser de hasta 12 horas diarias de lunes a sábado; esto se debe a que en no tienen bien definidas las operaciones antes mencionadas y también no cuentan con personal suficiente, por lo que ellos deben realizar otras actividades como compras, chofer y, en algunos casos, algunas actividades operativas.
La razón de lo anterior es porque hay muchos reprocesos, devoluciones y no se miden los tiempos de operaciones y/o no se tiene una línea de producción definida; es decir, solo hacen operaciones y no tienen prendas terminadas, y lo que se recomienda es que salga la producción al finalizar el día y se termine la carga de trabajo al mismo tiempo.
En una empresa esto también sucede, pero conforme avanza el tiempo y se va organizando el de los dueños, se van disminuyendo sus actividades por no tener que cuidar a su personal y la calidad de sus productos y procesos.
También otra situación que pasa en los negocios es que los dueños no saben delegar actividades y quieren manejar todo ocasionando conflictos con sus jefes y el personal, ya que contravienen las instrucciones que dan los supervisores a las operarias ocasionando que pierdan la autoridad y ya no se les respete.
En la empresa se definen muy bien las actividades de cada persona y de sus departamentos basándose en los perfiles de puesto donde se determinan sus actividades, responsabilidades y su área de mando para controlar al personal a su cargo. Con esto evitamos que los dueños intervengan en las decisiones de los supervisores y solo les soliciten sus reportes para la evaluación de actividades.
Uno de los aspectos más importantes es cuando nosotros medimos el beneficio o las utilidades. Es decir, en muchos de los casos los negocios no retiran mensualmente sus utilidades considerando que a fin de mes ya tienen sus balances generales para saber cuál fue la utilidad del periodo y evaluar que se cumplieron las metas programadas; muchas veces, se genera una burbuja de capital y al no hacer estos análisis mensuales, la utilidad se reinvierte o es absorbida por costos ocultos, como las devoluciones de mercancía que tienen un costo alto ya que el producto se regresa, desempaca, vuelve a revisar y se le hacen las reparaciones. Al tener gente laborando tiempo extra para cumplir - como ésto no se cuantifica al momento-, el dinero se va perdiendo y el impacto es directo en la utilidad.
También si se detecta que el dinero no alcanza o que no es suficiente para los gastos básicos del negocio, como la nomina o el pago a proveedores, se detecta un error grave que puede estar en el cálculo de los costos; es decir, en éstos no se está calculando correctamente la materia prima o se estan teniendo gastos indirectos demasiado altos; por eso, es muy importante que el negocio tenga bien definido el porcentaje de utilidad que debe retirar en cada periodo.
En la empresa esto no sucede ya que al cierre de cada mes se analizan los resultados para poder evaluar cualquier desviación que se pueda tener, y en caso de detectar alguna irregularidad hacer un plan de trabajo para que esto no vuelva a suceder.
También queremos recomendar que los negocios realicen su Plan de Negocio, ya que aquí verán todo el análisis o radiografía de si mismos identificando cualquier omisión que hayan realizado al haber iniciado, también esta guía les ayudará a definir la estructura que deben tener.
Algo muy importante y que les va a ayudar a que su negocio prospere más rápido, es establecer sus indicadores estratégicos, los cuales servirán para medir y evaluar el funcionamiento del mismo. Estos indicadores se deberán revisar día a día con todos los reportes que entregan las áreas y dejando claro con los supervisores de los departamentos, la necesidad de cuidarlos y buscar una eficiencia de sus áreas de trabajo. En el caso de una empresa, los indicadores estratégicos están bien definidos, basados en un resultado óptimo.
También en las empresas se manejan planes constantes de capacitación para que el personal esté preparado y actualizado en las mejores estrategias de funcionamiento de las mismas. En los negocios, en cambio, no le prestan mucha atención a la capacitación por lo que su personal se desarrolla bajo el concepto de prueba y error que ocasiona muchas pérdidas en los negocios, lo que ocasiona en la mayoría de los casos mucho ausentismo y rotación del personal.
Como hemos mencionado, sí es importante que los negocios se conviertan en empresas y esto ayuda también a la madurez de los negocios y, sobre todo, a que los dueños tengan un trabajo menos desgastante, que vean crecer su negocio y que obtengan más rápido su utilidad.
Sabemos que muchas veces los empresarios siguen con su idea de manejar la compañía como una empresa familiar, pero sería bueno que ya consideraran dar ese paso el cúal se va a ver reflejado en un sólido patrimonio para él y su familia.
*TEMyN CBTAP
Ing. Miguel Barrios Moran
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