SU CADENA DE SUMINISTRO

Por Jeffrey Clark (www.jeffreyliving.com)

Quiero en este artículo hablar sobre una necesidad cotidiana de una empresa que vende bienes de consumo: la importancia de la cadena de suministro, las personas involucradas o asociadas con el reclutamiento (personal), la gestión (interna / externa), la formación, la educación y la vida de los diferentes roles de esta cadena.

CADENA DE SUMINISTRO POR LOS NUMEROS

Decidí que sería mejor comenzar con la definición de "Cadena de Suministro". El diccionario describe la cadena de suministro como: Un canal de distribución que comienza con el proveedor de materiales o componentes, extendiéndose a través de un proceso de fabricación para el distribuidor y minorista, y finalmente al consumidor.

Suena como una buena explicación de nivel superior. La cadena de suministro es responsable desde el concepto hasta la distribución de la combinación de todos los componentes que hacen al producto final. En este artículo me gustaría tocar algunas de las funciones, roles y responsabilidades que determinan qué tipo de personal es necesario para cumplir adecuadamente un buen papel en esta Cadena.

La cadena de suministro se compone de la cultura, el presupuesto, la planificación, el diseño, el abastecimiento, el control de proveedores, la compra, QA/QC (garantía de calidad/control de calidad), producción, logística, S&OP (planificación de operaciones y ventas) y la gestión de todo lo anterior con grados variables dependiendo del tamaño de la organización, estructura, pericia, experiencia y profesionalidad de los involucrados.

Los roles y responsabilidades de la Cadena de Suministro cubren muchas áreas. A continuación voy a diseccionar y discutir brevemente con usted algunas filosofías y métodos probados. Entonces, empezamos con:

CULTURA

¿Qué tipo de persona necesita para el rol final de la cadena de suministro?

• ¿Alguien con empuje?
• ¿Alguien que se acepte como es?
• ¿Débil de opinión?
• ¿Alguien que se ponga de pie y se oponga a lo cotidiano?
• Responsable: lo que significa que entiende los objetivos y asume toda la responsabilidad.
• Accionable: un individuo que va a llegar hasta el final para asegurar que la tarea/responsabilidad esté terminada en su totalidad.
• Comprometido: esto va más allá de las palabras a las acciones reales, dispuesto a pasar 16 horas de su día en un fin de semana/vacaciones para asegurar que la tarea se resuelva o se complete con el mínimo o ningún retraso.
• ¿Confiable? Esto es difícil de entender, ya que confía en la mayoría de sus colegas, familiares y amigos. ¿Qué es lo qué realmente está sucediendo? ¿Está volteando su cabeza para ignorar o está comprometido e involucrado?
• Transparencia: ¿Puede ver a través de la ventana lo que realmente está pasando? ¿Cree lo que dicen o sabe cuál es la verdad? ¿Percepción o engaño? Empujar los límites a la transparencia es desafiante pero esclarecedor.
• Integridad: es honesto, trabajador y comprometido con la empresa. Puede detectar cuando alguien no está diciendo la verdad, examinando el producto (s) y la gente. Sólo unos pocos proveedores admiten la subcontratación, pero muchos están sobrecapacitados o carecen de trabajadores calificados y la subcontratación es aceptable en su cultura.
• Mentalidad de negocios: entiende el verdadero funcionamiento interno. ¿Cómo podemos llegar desde el punto A al punto B con éxito? ¿Su proveedor tiene la visión, planificación, infraestructura, sistemas, políticas y horarios?
• ¿Puede leer entre líneas? Puede mirar un problema, detectar dónde están los conflictos reales y determinar con exactitud y eficiencia una solución para el mejoramiento de la marca y todos los involucrados.
• ¿Puede mirar más allá de la superficie? ¿Lo qué está sucediendo? ¿Es proactivo para evitar problemas más adelante? Éste es un factor enorme que ahorrará a su compañía miles, centenares de miles o millones de dólares en base a la experiencia del individuo.

GESTIÓN DE LA CADENA DE SUMINISTRO - UN ENFOQUE INTEGRADO

Considero que es necesario alguien curioso y disruptivo, que esté dispuesto a cambiar la norma. Que mire el funcionamiento de algo y detecte lo que esté mal, y pueda encontrar las maneras de arreglar el problema (s). Que también pueda leer entre líneas para determinar cuando algo esté incorrecto.

Manejo proactivo o reactivo. ¿Está frente a las líneas o en la planta de producción para evitar los problemas con anticipación? Es dar resoluciones rápidas a los problemas a medida que surjan.

El personal comprenden su posición y rol en el departamento y la corporación. ¿Su gerente de la cadena de suministro entiende las presiones, roles y responsabilidades de otros compañeros de equipo? "Los deportes de equipo" son esenciales para el éxito en los negocios.

PRESUPUESTO

El presupuesto es usualmente un buen punto para comenzar. Se debe saber cuánto se puede gastar, dónde, cuándo, con quién, por qué, qué y cómo? Todo esto se suma al costo real de hacer negocios en un país del tercer mundo (o local) y el verdadero "costo real de propiedad" (True Cost of Ownership) para su producto(s).

He visto a muchas empresas descuidar el presupuesto de la cadena de suministro, e iniciar sus negocios sin saber realmente lo que está por delante de ellos. Es importante saber cuán comprometido está en su cadena de suministro. ¿Se maneja desde una distancia (otro país o ciudad) o está en el lugar para garantizar se mantengan la integridad de su marca, imagen y producto?

En otros momentos del pasado fui responsable de la estructura, construcción, administración y análisis para asegurar que usted pudiera entender realmente los verdaderos costos, incluyendo el TCO (Costo Total de Propiedad) de un producto. ¿Cómo maneja su presupuesto y costos en su cadena de suministro?

PLANIFICACIÓN

¿Tiene un departamento de planificación? En caso afirmativo, ¿cómo encaja la cadena de suministro en la planificación diaria, semanal, mensual, trimestral, semestral y anual?

• ¿Está involucrada la cadena de suministro en sus compras iniciales?
• ¿Qué hay de la reposición?
• ¿Y la asignación?

¿Su cadena de suministro trabaja con diseño, ventas, marketing y finanzas en calendarios, costos y presupuestos?

Desde una perspectiva de planificación, ¿su cadena de suministro está comprometida con sus proveedores para comprender realmente los procesos de producción? ¿Cuál es su capacidad? ¿Cómo encaja su (s) producto (s) en el piso de producción? ¿Cuántas líneas de costura y trabajadores están involucrados? ¿Qué es el "SAM" (Standard Allowed Minutes) por pieza? Observe la optimización de la línea de costura, la eficiencia y la educación, capacitación y desarrollo del proveedor.

Es importante tener en cuenta la producción del lote/línea de eficiencia, ya que esto ayudará a determinar el calendario real, que será el de su entrega. Una vez en las tiendas es importante entender la "Planificación de la demanda" desde una perspectiva minorista.

DISEÑO

¿Qué se necesita para diseñar un producto, una gama de productos o una colección completa? ¿Dónde encaja la función de la cadena de suministro en los calendarios T&A (Tiempo y Acción)?

• ¿Quién entrega la responsabilidad a la cadena de suministro?
• ¿Cómo asegura que la tarea se haya completado correctamente?
• ¿Cómo está involucrada la cadena de suministro en el desarrollo de productos?
• ¿Estamos a tiempo?
• ¿Cuál es la responsabilidad y cuánto tiempo se asigna?
• ¿Quién aprueba la información de la cadena de suministro?
• ¿Cuáles son las medidas de desempeño?
• ¿Cómo realiza un seguimiento de los éxitos y los fracasos?

Entiendo las presiones, responsabilidad, limitaciones y las restricciones del diseño. ¿Comprende usted completamente lo que se necesita para ser proactivo y asegurar que los procesos se realicen de manera fluida y eficiente? Si su "producto tuviera una voz" ¿qué diría?

ABASTECIMIENTO

¿Cuán comprometido está usted en el proceso de aprovisionamiento? ¿Tiene un código de ética, cumplimiento y políticas?

• ¿Cómo encuentra a sus proveedores?
• ¿Son de relaciones laborales pasadas?
• ¿A través de que medios busca usted a más proveedores? ¿Publicaciones, en línea, etc.?
• ¿Examina a sus proveedores? En caso afirmativo, ¿con qué frecuencia?
• ¿A qué ferias asiste usted para obtener nuevos proveedores?

APROBACION (REVISIÓN) DEL PROVEEDOR

¿Por qué eligió a determinados proveedores?

• ¿Se especializan o fabrican (representan) muchos productos diferentes?
• ¿Son un agente, mayorista o una fábrica real?
• ¿Cuáles son sus políticas sobre "outsourcing y prácticas deshonestas"?
• ¿Tienen los requisitos de un buen personal (experiencia, capacitación, especialidad)?
• ¿Tienen el equipo? ¿Cuál es éste, edad y mantenimiento?
• ¿Cuál es el proceso de costura? (flexibilidad, materiales, producción, acabado)
• ¿Cuáles son los efectos del "Cumplimiento perfecto de pedidos" y "Repetición de pedidos"?
• ¿Tiene este proveedor un departamento de QA (garantía de calidad) o QC (de control de calidad); cómo se registran, reportan hallazgos y proporcionan soluciones?
• ¿Tienen el equipo adecuado para una inspección? ¿Se está utilizando?
• ¿Cuál es la "cultura y el lenguaje" en esa región? ¿Qué hay de "las vacaciones nacionales" y por qué? ¿Ha viajado y pasado una "noche en un pueblo" en este país del tercer mundo? Esto representará el cómo y por qué ellos hacen negocios.

¿Cuáles son las alternativas? ¿Cuáles son los motivos? ¿Qué pasa si ese proveedor tiene un problema y se vio en la necesidad que cancelar su pedido? Por ello la importancia de sus "Opciones de Proveedor". ¿ Le está comprando porque es el más conveniente? ¿Es lo mejor para la imagen de marca, la integridad o para la experiencia del consumidor final?

COMPRADOR

¿Qué tan involucrado está usted en la compra de productos? ¿Tiene proveedores designados para ciertos tipos de componentes? ¿O bien, permite que sus proveedores suministren todos los componentes al encargado de fabricar el producto (s)?

• ¿Prueba sus materias primas al azar o antes de la producción?
• ¿Prueba sus productos terminados?
• ¿Hace negocios con un proveedor porque le dan términos de crédito?
• ¿Ve usted la estabilidad financiera de su proveedor?

¿Entiende su "Costo total de propiedad" para el producto y la producción?

SEGURO DE CALIDAD

¿Cómo asegurarse de que obtiene lo que ha pedido, al precio y a la entrega acordados?

• ¿Se inspeccionan todos los modelos a su llegada?
• ¿Su proveedor comprueba la pieza o todas las telas a su llegada por aquello de los defectos?
• ¿Proporciona especificaciones detalladas?
• ¿Aprueba todos los prototipos, muestras, producción a granel y preproducción?
• ¿Proporciona a sus proveedores manuales de estilo?
• ¿Alguien revisa todos los adornos o impresiones de sus productos?
• ¿Tiene aprobación del tamaño de la producción a granel antes del envío?

La amargura de la mala calidad permanece mucho tiempo después de que la dulzura de lo barato se olvida.

PRODUCCIÓN (FABRICACIÓN)

¿Tiene un plan de acción con los resultados deseados y puntos de referencia vinculados a un calendario?

• ¿Quién está fabricando realmente su producto y por qué?
• ¿En qué etapa (s) está involucrado?
• ¿Cuál es la proyección del tiempo del ciclo/administración de cada etapa crítica?
• ¿Cuál es la razón de la reanudación del trabajo, el seguimiento de los costes de falla interna o los desperdicios operativos? Esto es fundamental en las iniciativas de Kaizen.
• ¿Cuál es la cantidad de stock muerto (materiales, recortes, productos) después de la producción?
• ¿Cuál es el corte para enviar?
• ¿Tiene personal calificado en el área? ¿O "lo maneja desde la distancia"?

¿Usted opera en la confianza o la transparencia? Lo que es aceptable en su cultura puede no ser aceptable en la suya.

¿Tiene experiencia en la "Fabricación a Gran Escala" o "Lean Manufacturing"?

CONTROL DE CALIDAD

¿Quién asegura que su producto está hecho según su especificación técnica y la muestra aprobada en producción?

• ¿Su proveedor ofrece control de calidad? Si es afirmativo, ¿cuándo y con qué frecuencia?
• ¿Cómo validar la efectividad, información, precisión y resoluciones?
• ¿Realiza sus propias inspecciones internas en la fábrica? Si es afirmativo, ¿cuándo y con qué frecuencia?
• ¿Subcontrata a un tercero? Si es así, ¿cuándo y con qué frecuencia?
• ¿Cuántas personas están involucradas en qué etapas?
• ¿Cuál es la experiencia e integridad del inspector?
• ¿Cuál es el protocolo para las inspecciones fallidas?
• ¿Con una resolución hay un seguimiento?

¿Usted contrata a un tercero para "La inspección que nunca sucedió"? ¿Es usted realmente serio acerca de la calidad de su producto? ¿Está en la superficie o está comprometido e involucrado en el proceso?

Muchas marcas internacionales famosas tienen problemas de calidad y siguen vendiendo a los consumidores. ¿Cuándo esto llega a ser un abuso? ¿Es esta la experiencia que ellos quieren para el cliente?

LOGÍSTICA

¿Cómo envía sus productos a su destino? ¿En avión, barco, tren, camión o en una combinación de todos ellos?

• ¿Se envían directamente a su (s) tienda (es) minorista (s), distribución mayoristas, 3PL o directamente al consumidor?
• ¿Utiliza uno o varios agentes de carga?
• ¿Usted consolida y envía todo junto o lo hace independientemente?
• ¿Cuánto dura el proceso de envío?
• ¿Quién prepara los documentos de envío?
• ¿Quién valida que todo esté bien preparado para que el envío no se demore cuando llegue?
• ¿Cuál es el plan de acción correctiva cuando se reciben documentos incorrectos?

S&OP (OPERACIÓN DE PLANEACIÓN Y VENTAS)

¿Cómo encaja su cadena de suministro en el S&OP?

• ¿Tiene reuniones regulares (inventario, producción, disponibilidad y distribución)?
• ¿Cuáles son sus necesidades de innovación y estrategia?
• ¿Realiza una revisión de su planificación de la demanda?
• ¿Realiza una revisión de su planificación de suministros?
• ¿Puede imaginar una "Vida sin comunicación"? Esta es mi realidad cotidiana. Es importante comprender la importancia del equipo y la comunicación

ADMINISTRACIÓN

Ahora, ¿quién está administrando las tareas/responsabilidades arriba mencionadas para asegurar que todos estén haciendo su trabajo con integridad, centrándose en la imagen de marca y, finalmente, en la experiencia del consumidor?

• ¿Quién es responsable de la "educación del proveedor" con respecto a sus políticas, procedimientos, documentos y formularios?
• ¿Quién es "líder del equipo" y el responsable de la formación de sus proveedores en los métodos adecuados y la debida diligencia?
• ¿Es la persona responsable de su cadena de suministro mirar el panorama general?
• ¿Comprender todas las áreas de responsabilidad? ¿Crear descripciones de puestos de trabajo, organigramas de departamento, documentos y formularios para apoyar la tarea/responsabilidad con medidas de rendimiento?

He trabajado en la capacidad de la cadena de suministro de bienes de consumo (moda) por toda mi vida; es mi pasión, devoción y lo que me trae felicidad cada día. Si necesita ayuda con su cadena de suministro, hágame saber sus desafíos, necesidades, dolores de cabeza y angustias.

Sea el "MEJOR” con integridad y transparencia.